GROUPE ATLANTIC BELGIUM SA, dont les bureaux sont situés à 1653 Dworp, Oude Vijverweg, 6, Belgique, et inscrite à la Banque Carrefour des Entreprises sous le numéro 0402.407.864, agissant en tant que responsable de traitement, traite et utilise des données personnelles relatives à des personnes physiques travaillant pour ses prospects et clients (ci-après, collectivement dénommés les « Clients »), conformément aux réglementations applicables en matière de protection des données, en particulier le Règlement Européen 2016/679 du 27 avril 2016 dénommé le Règlement Général sur la Protection des Données (ci-après le « RGPD »). 

Cette notice concernant la protection de la vie privée vise à expliquer pourquoi et comment GROUPE ATLANTIC BELGIUM collecte des données personnelles sur les collaborateurs de ses Clients (ci-après, dénommées les « Données des Clients »), comment GROUPE ATLANTIC BELGIUM les protège et combien de temps cette information est conservée. Elle ne porte pas préjudice à des dispositions spécifiques figurant dans le contrat entre GROUPE ATLANTIC BELGIUM et un Client.

1 Pourquoi GROUPE ATLANTIC BELGIUM traite des Données de Clients ?

GROUPE ATLANTIC BELGIUM conserve et traite des Données de Clients, sous forme électronique ou non, à des fins administratives, de marketing et de gestion de la clientèle, plus particulièrement à la lumière des activités non-exhaustives suivantes: traiter et répondre à toute communication, demande ou requête que les Clients soumettent à GROUPE ATLANTIC BELGIUM (y compris via le site internet) ou suite à un premier contact de GROUPE ATLANTIC BELGIUM, traiter des informations relatives à la vente (réalisée ou potentielle) de produits et/ou services de GROUPE ATLANTIC BELGIUM et envoyer des relevés et factures aux Clients, fournir aux Clients des lettres d’informations et autre communications marketing, conduire des enquêtes et études de marchés, améliorer les produits et/ou services de GROUPE ATLANTIC BELGIUM et résoudre les conflits.

2  Quels sont les fondements juridiques du traitement des Données des Clients ?

Les Données des Clients sont traitées sur la base de l’un ou plusieurs des fondements juridiques suivants :  

• Contrat : En vue de la conclusion et de la gestion de l’exécution d’un contrat de vente ou d’un autre contrat avec un Client,
• Obligation légale : Afin de se conformer aux obligations légales applicables à GROUPE ATLANTIC BELGIUM,
• Dans le cadre des intérêts légitimes : le traitement est nécessaire aux intérêts légitimes de GROUPE ATLANTIC BELGIUM et/ou d’un tiers,
• Le consentement : la personne concernée a donné son consentement pour autoriser GROUPE ATLANTIC BELGIUM à traiter les données clients.

 La manière dont GROUPE ATLANTIC BELGIUM et/ou un tiers traite(nt) les Données des Clients pour des intérêts légitimes consiste à communiquer avec les Clients sur les produits, services et événements proposés par GROUPE ATLANTIC BELGIUM et/ou un tiers, ainsi que d'autres communications telles que les enquêtes et les sujets qui pourraient intéresser les Clients. GROUPE ATLANTIC BELGIUM ne traitera les Données des Clients à titre d’intérêt légitime que si le traitement est nécessaire et pondéré par rapport aux intérêts des personnes.

3 Quelles sont les catégories de Données des Clients traitées ?

Les Données des Clients sont toutes les informations personnelles concernant une personne physique identifiée ou identifiable. Pour les finalités précitées, le traitement de données personnelles peut inclure les catégories suivantes : 

• Données d’identification personnelle, comme le nom et l’adresse ;
• Données d’identification électronique, comme l’adresse e-mail et le numéro de téléphone ;
• Données concernant l’occupation, comme l’intitulé de la fonction et l’employeur ;
• Détails personnels, comme la langue et le genre ; et
• Données résultant d’enquêtes.

4 D’où viennent les Données des Clients ?

Quand le collaborateur d’un Client contacte GROUPE ATLANTIC BELGIUM, les données initiales proviennent le plus souvent de la personne concernée. GROUPE ATLANTIC BELGIUM peut aussi contacter le collaborateur d’un Client à des fins commerciales quand les données initiales n’ont pas été obtenues directement de cette personne (par exemple des revendeurs qui communiquent des données personnelles à GROUPE ATLANTIC BELGIUM comme point de contact chez des Clients potentiels). Dans le cadre de la relation avec le Client, la personne concernée ou un autre représentant du Client fournira à GROUPE ATLANTIC BELGIUM des informations complémentaires (par ex. les informations nécessaires pour le bon de commande). Si le Client ne fournit pas à GROUPE ATLANTIC BELGIUM les informations requises par la loi ou le contrat, le Client peut perdre des avantages ou GROUPE ATLANTIC BELGIUM peut décider de ne pas conclure le contrat ou de le résilier. Par exemple, si un Client ne souhaite pas partager avec GROUPE ATLANTIC BELGIUM son adresse e-mail, il/elle ne recevra aucune des lettres d’informations électroniques de GROUPE ATLANTIC BELGIUM.

GROUPE ATLANTIC BELGIUM peut également recevoir ou générer des données concernant le Client de la part d’autres clients, fournisseurs ou de ceux avec lesquels le Client communique par e-mail ou par d’autres systèmes.

5 Qui a accès aux Données des Clients ?

Pour les finalités précitées, les Données des Clients peuvent être divulguées à, et même éventuellement traitées par :

• Les individus eux-mêmes ou d’autres personnes employées par ou représentant le Client,
• Le personnel de GROUPE ATLANTIC BELGIUM qui a un besoin de connaître les informations personnelles en jeu,
• Les collaborateurs et personnes liées à GROUPE ATLANTIC BELGIUM qui ont besoin de connaître les Données des Clients en question,
• Les autorités publiques conformément aux réglementations applicables,  
• Les prestataires de services de GROUPE ATLANTIC BELGIUM qui ont un besoin de connaître les Données des Clients en question, à l’instar des prestataires IT et logistiques, et
• Les autres conseillers professionnels de GROUPE ATLANTIC BELGIUM qui ont un besoin de connaître les Données des Clients en question.

6 Les Données de Clients sont-elles transférées à l’étranger ?

Il se peut que nous transférions des informations concernant les Clients, y compris des Données des Clients, à des filiales de GROUPE ATLANTIC BELGIUM à des fins en lien avec la gestion économique de la société. Dans des circonstances limitées, il peut également être nécessaire de transférer des Données des Clients à l’étranger ou à une organisation internationale afin de traiter et/ou conserver cette information pour se conformer à nos exigences légales ou contractuelles. Pour les transferts de données vers un pays tiers, GROUPE ATLANTIC BELGIUM a mis en place des garanties appropriées en ligne avec le RGPD.

7 Combien de temps les Données des Clients sont-elles conservées ?

Les Données des Clients ne seront pas conservées plus longtemps que nécessaire aux finalités précitées. Les données personnelles d’un client prospect ne seront pas conservées plus longtemps que la durée normale d’un cycle de vente, avec une période maximale d’un an après la fin de la procédure de prospection. Typiquement, et sous réserve de ce qui serait autrement prévu dans d’autres documents à cet égard concernant des données spécifiques, les Données des Clients seront conservées pendant la durée du contrat ainsi qu’après l’expiration ou la fin du contrat tant que GROUPE ATLANTIC BELGIUM peut avoir une responsabilité légale pour laquelle l’utilisation de Données des Clients peut être pertinente, tenant compte des délais de prescription applicables et des obligations légales de conservation.

8 Comment les Données des Clients sont-elles protégées ?

GROUPE ATLANTIC BELGIUM conserve les Données des Clients de la manière la plus sûre possible, les protégeant contre la perte, la divulgation ou l’accès non-autorisé(e).

9 Quels sont les droits des individus et qui peuvent-ils contacter ?

Conformément aux exigences du RGPD, les individus dont des informations personnelles sont collectées et traitées comme des Données des Clients ont le droit de contacter GROUPE ATLANTIC BELGIUM, s’ils souhaitent : 

• Accéder, rectifier ou effacer leurs données personnelles,
• Restreindre ou s’opposer au traitement de leurs données personnelles,
• Recevoir une copie de leurs données personnelles ou de les transmettre pour leur droit à la portabilité des données quand elles ont été traitées sur la base de leur consentement et/ou de l’exécution du contrat,
• Retirer leur consentement lorsque la personne a donné son consentement pour traiter ses données personnes (sans que ceci n’influe sur la licéité du traitement fondé sur le consentement effectué avant ce retrait), et
• Recevoir des informations complémentaires sur les garanties en cas de transferts internationaux de données,

Les personnes ont le droit d’introduire une réclamation auprès de l’Autorité belge de Protection des Données ou d’une autre autorité de contrôle de l’UE, s’ils estiment que GROUPE ATLANTIC BELGIUM n’a pas agi conformément aux réglementations sur la protection des données applicables en ce qui concerne le traitement de leurs données personnelles.

Le mail de contact au sein de GROUPE ATLANTIC BELGIUM pour toutes informations complémentaires concernant ces droits est :

privacy@acv.com

10 Modifications

GROUPE ATLANTIC BELGIUM est susceptible de modifier cette notice concernant la protection de la vie privée à tout moment quand cela est nécessaire, notamment pour se conformer avec les changements dans la réglementation ou les exigences introduites par les autorités de protection des données.